Registry for People with Autism

Pilot Project

Program Overview

Welcome to the Autism Registry.

What is the Autism Registry?  The Registry for People with Autism is an Ottawa Police Service 2010 pilot project in partnership with the Ottawa Chapter of Autism Ontario.  The online registry promotes communication and gives police quick access to critical information about a registered person with autism. The Registry can provide police with emergency contact information, detailed physical descriptions, known routines, favourite attractions or special needs of the individual with Autism Spectrum Disorder (ASD).   This information can assist officers in communicating with, attending a residence of or dealing with an emergency involving an individual with ASD.
 
 Goal of the Program:
The goal of the program is to give police quick access to critical information about a registered individual with ASD in the community in an emergency situation.

How it Works:
Ottawapolice.ca/autism gives you access to:

• General information about the program;
• A list of Frequently Asked Questions about the program;
• The online registry form;
• Contact information/email link; and
• An Internet link to Autism Ontario- Ottawa Chapter for information and resources;

Complete the on-line registry form.  Once submitted, you will receive a thank you notice which:

• Confirms the registration form is being processed;   

• Provides a confirmation "Flag Number";

• Provides the option to attach a picture (face only picture similar to a passport or school picture) to the form by replying to the confirmation flag record number.

• Advises you of the option to place a static cling "Emergency Alert" window decal at your residence, which will alert police that there is an occupant with autism who may not respond to verbal commands and who participates in the registry. These decals will be provided by Autism Ontario - Ottawa Chapter, and it will be the option of the individual who registers to contact Autism Ontario for these resources.

Register annually.  Annual registration is required to keep your form active.  It is the responsibility of the person with autism or the guardian to resubmit the form.  It is recommended that you resubmit on the registrant's birthday to make it easier to remember.



Contacts:
Autism Ontario - Ottawa Chapter
211 Bronson Avenue, Suite 210
Ottawa, ON  K1R 6H5
 Please note: There may be occasions when office staff will be working in the community during  regular office hours. Please call or e-mail to confirm first.
Tel: 613.230.6305 ext 21 or 24
Fax: 613.288.1423
ottawa@autismontario.com

Zoye Coburn, Ottawa Police Service
Trainer and Outreach Worker
Diversity and Race Relations
613-236-1222, Ext. 5011
coburnz@ottawapolice.ca

Le Registre des autistes

Projet-pilote

Aperçu du programme

Bienvenue au Registre des autistes.

Le Registre des autistes, c'est quoi?  Le Registre des autistes est un projet-pilote de la Police d'Ottawa pour 2010, dans le cadre d'un partenariat avec le bureau d'Autisme Ontario à Ottawa. Le Registre offre aux policiers l'accès rapide aux coordonnées de personnes-ressources en cas d'urgence, à un signalement détaillé, à des détails sur la routine et les attractions préférées, ainsi que sur la communication et autres besoins particuliers des personnes atteintes de troubles du spectre autistique (TSA). Ces renseignements peuvent aider les agents à mieux communiquer avec un autiste s'ils doivent se présenter à sa résidence ou dans le cadre d'une urgence mettant en cause une personne atteinte de TSA.
 
Objectif du programme:
L'objectif du programme est de permettre aux policiers d'avoir rapidement accès, en cas d'urgence, à des renseignements cruciaux au sujet d'un membre de la collectivité atteint de TSA et inscrit au registre.

Comment le tout fonctionne:
Visitez ottawapolice.ca/autism sur Internet pour avoir accès à:

• Des renseignements généraux au sujet du programme

• Une foire aux questions sur le programme

• Le formulaire d'enregistrement en ligne

• Nos coordonnées et un lien pour le courriel

• Un lien vers le bureau d'Autisme Ontario à Ottawa, son

            information et ses ressources

Remplissez le formulaire d'enregistrement en ligne. Lorsque vous l'aurez envoyé, vous
recevrez une note de remerciement qui:

•     Vous confirme que le formulaire d'enregistrement est en cours de traitement

• Vous affecte un «numéro-drapeau» de confirmation 

• Vous offre le choix de joindre une photo (visage seulement, semblable à une photo passeport ou scolaire) au formulaire en répondant au numéro de confirmation

• Vous avise de l'option d'apposer un autocollant électrostatique «système d'alerte» à une fenêtre de votre résidence, et qui alertera la police à la présence d'un autiste qui pourrait ne pas réagir des commandes verbales et fait partie du registre. Ces autocollants seront fournis par le bureau d'Autisme Ontario à Ottawa, et il incombe à l'inscrit de contacter Autisme Ontario pour se prévaloir (ou pas) de ces ressources

Renouvelez votre inscription à tous les ans. L'inscription annuelle est nécessaire pour maintenir l'activité de votre formulaire. Il incombe à l'autiste ou à son tuteur de présenter à nouveau le formulaire. Il est conseillé de renouveler l'inscription le jour de l'anniversaire de l'inscrit pour ne pas oublier de le faire
 


Personnes-ressources:
Bureau d'Autisme Ontario à Ottawa
211, avenue Bronson, bureau 210
Ottawa, ON  K1R 6H5
À noter: Il se peut, qu'en certaines occasions, le personnel du bureau travaille au sein de la collectivité lors des heures d'ouverture normales. Veuillez confirmer par téléphone ou par courriel au préalable.
Téléphone: 613.230.6305
Télécopieur: 613.288.1423
ottawa@autismontario.com

Zoye Coburn
Service de police d'Ottawa
Formatrice et travailleuse de proximité
Diversité et relations interraciales
613-236-1222 poste 5011
coburnz@ottawapolice.ca

Frequently Asked Questions

What is the Autism Registry?
The Registry for People with Autism is an Ottawa Police 2010 pilot project in partnership with the Ottawa Chapter of Autism Ontario.  The online registry promotes communication and gives police quick access to critical information about a registered person with autism in a police emergency by capturing information such as a full description, routine/favourite attractions, communication and other special needs as well as emergency contact information.

Can individuals with other communication disorders participate with this registry?  Or is it restricted to those who fall within the Autism Spectrum?
This pilot project has been spearheaded by Autism Ontario - Ottawa Chapter.  Although registrations will be limited to individuals with Autism Spectrum Disorders (ASD), the registry has been developed with the intent to expand into all communities where communication is ineffective when interacting with police.  This expansion will be considered upon completion of a formalized evaluation.

If I don't live in Ottawa, can I still register my child/dependent adult on the registry?
If you do not live in Ottawa but your child/dependent adult comes to Ottawa on a regular basis.  (i.e. for school, daycare, etc.), then you should register.  If the registrant is not in Ottawa regularly, there would be almost no benefit to registering. Other policing jurisdictions will not have access to the registry, so if you are reporting an incident in another jurisdiction, it will be quicker and safer to go through their process for taking reports.

As soon as I send the registration, will the information be immediately available in case police response is required?
No.  The registration form will need to be entered into a number of policing systems in order to capture all relevant information.  It is hoped that this process will be quick but it may take up to two weeks to be fully processed.  You will receive a confirmation with a "Flag Number" for your future reference for updates, renewals, calls for service, etc.

After I receive my confirmation "Flag Number" will I need to quote this number when I call the police?
You will need to have this "Flag Number" to update the registration on an annual basis, or to make any changes as they become relevant.

During high stress situations, there is no expectation that you remember the number, but merely that the individual has been registered.  The Ottawa Police will be able to verify the information using the person's name once we have been advised of the registration.

How do I get a decal for my house and car?  Is it mandatory?
When you  receive your confirmation "Flag Number", you will receive information about  how to contact Autism Ontario - Ottawa Chapter to obtain these decals.  It is not mandatory to have the decals; however, by readily identifying a vehicle or house with an  individual with ASD , it may alter how a police officer interacts with the driver.

How do I contact Autism Ontario?
Autism Ontario - Ottawa Chapter
211 Bronson Avenue, Suite 210
Ottawa, ON  K1R 6H5
 Please note: There may be occasions when office staff will be working in the community during  regular office hours. Please call or e-mail to confirm first.
 Tel: 613.230.6305
 Fax: 613.288.1423
 ottawa@autismontario.com

Who has access to my child's profile?
Ottawa Police personnel who require this information in the performance of their duties will have access to the information.  There are strict regulations with respect to accessing and disseminating information. There is a Police Information Portal (P.I.P.) that is shared by all police agencies; however, consent of the individual involved, or their parent/guardian, is required before any information is shared among police agencies.

Can I update my profile more than every year if there are changes?  How do I do that?
You may, however, only information that has a significant impact on policing response will be necessary.  Some examples would include a change in address, school, or emergency contact.  You do not need to report a change in hair cut or colour, for example, as the police are familiar with the changes that can be made and are more likely to notice height, weight and eye colour.   You can send changes to www.ottawapolice.ca/autismregistry.

Will I be notified when the annual renewal is required?
The renewals are the sole responsibility of the parent/guardian.  It is recommended that you renew the registration during the month of the registrant's birthday.  

After my child/dependent adult is registered, and if there is an incident, do I need to do something to notify the police?
It is preferable that you let the police know that the individual is already registered.  In doing so, the information will be immediately disseminated to the vehicles without having to ask the parents during a high stress situation.

How will this registry help if my child/dependent adult goes missing?
If the individual goes missing and is reported by the parent/guardian, information about his/her physical appearance, the most likely places where he/she would go to, as well as triggers, stimulants, and de-escalation techniques will be sent to every police officer in the area to look for the missing person.

If the individual has not been reported and is incapable of effectively communicating his/her name to an officer, a computer check of the neighbourhood, coupled with the physical appearance, may allow us to identify the individual more quickly.  This will then allow us to use the contact information to connect with the parents/guardians.

What guarantees do we have that the interaction between our child/dependent adult and the police will be positive once he/she is registered?
There is no guarantee with this registry of positive outcome. What the registry allows is the ability for patrol officers to have necessary information faster to begin searching. Also, if an officer comes across a "wandering" child who is unable to communicate, the officer, if they recognize the condition, can have the database queried for persons on the  registry that live in the area.

What is important to stress is that simply having a person registered with  the  registry is not going to change police responses in every instance involving an individual with ASD.   Police will act according to procedure depending on circumstances. An individual with ASD can still be arrested.  In that case, being registered will assist police in contacting the correct people.

Foire aux questions

Le Registre des autistes, c'est quoi?
 Le Registre des autistes est un projet-pilote de la Police d'Ottawa pour 2010, dans le cadre d'un partenariat avec le bureau d'Autisme Ontario à Ottawa. Le Registre offre aux policiers l'accès rapide aux coordonnées de personnes-ressources en cas d'urgence, à un signalement détaillé, à des détails sur la routine et les attractions préférées, ainsi que sur la communication et autres besoins particuliers. Ces renseignements peuvent aider les agents à mieux communiquer avec un autiste s'ils sont appelés à se présenter à sa résidence ou dans le cadre d'une urgence impliquant une personne autiste.

 Les personnes souffrant d'autres troubles de communication peuvent-ils participer à ce registre, ou celui-ci est-il réservé aux personnes atteintes de troubles du spectre autistique?
Ce projet-pilote a été initié par le bureau d'Autisme Ontario à Ottawa. Même si les inscriptions y seront limitées aux personnes atteintes de troubles du spectre autistique (TSA), le registre fut mis au point pour éventuellement servir au sein de toutes les communautés au sein desquelles la communication est infructueuse lors d'interactions avec la police. Cette expansion sera envisagée à la suite d'une évaluation formelle.

 Si je n'habite pas à Ottawa, puis-je tout de même inscrire mon enfant ou adulte à charge au registre?
Si vous n'habitez pas à Ottawa mais votre enfant ou adulte à charge se rend régulièrement à Ottawa (c.-à-d. pour l'école, une garderie, etc.), vous devriez l'inscrire. Si l'inscrit ne se trouve pas régulièrement à Ottawa, il n'y a presque aucun avantage de le faire. Comme les autres corps policiers n'auront pas accès au registre, il vous sera plus rapide et plus sûr de signaler un incident dans une autre municipalité par la voie de leur processus de rapport.

Aussitôt que je fais parvenir un formulaire d'inscription, l'information qu'il contient sera-t-elle disponible immédiatement en cas de besoin d'une intervention policière?
Non.  Le formulaire d'inscription devra être ajouté à plusieurs systèmes policiers afin de recueillir tous les renseignements pertinents. Nous espérons que ce processus soit rapide, mais le traitement complet pourrait durer jusqu'à deux semaines. Vous recevrez une confirmation dotée d'un «numéro-drapeau» de référence pour les mises à jour, les renouvellements, les appels de service éventuels, etc.

Lorsque j'aurai reçu mon «numéro-drapeau»  de confirmation, devrai-je le citer si j'appelle la police?
Vous aurez besoin de ce «numéro-drapeau» pour la mise à jour annuelle de l'inscription, ou pour apporter tout changement qui pourrait s'avérer nécessaire.

Lors de situations tendues, on ne s'attend pas à ce que vous connaissiez ce numéro par coeur, mais simplement du fait que la personne concernée soit inscrite au registre. Une fois avisée de l'inscription, la Police d'Ottawa sera en mesure de vérifier les renseignements à partir du nom de la personne.

Comment puis-je me procurer un décalque pour ma maison et ma voiture? Est-il obligatoire?
Lorsque vous aurez reçu votre «numéro-drapeau» de confirmation, vous recevrez de même les coordonnées du bureau d'Autisme Ontario à Ottawa pour vous procurer ces décalques. Celles-ci ne sont pas obligatoires. Par contre, l'identification claire d'un véhicule ou une d'habitation où se trouve une personne atteinte de TSA peut affecter la manière dont un agent de police interagit avec son conducteur ou son occupant.

 Comment puis-je contacter Autisme Ontario?
 Bureau d'Autisme Ontario à Ottawa
211, avenue Bronson, bureau 210
Ottawa, ON  K1R 6H5
À noter: Il se peut, qu'en certaines occasions, le personnel du bureau travaille au sein de la collectivité lors des heures d'ouverture normales. Veuillez confirmer par téléphone ou par courriel au préalable.
Téléphone: 613.230.6305
Télécopieur: 613.288.1423
Courriel: ottawa@autismontario.com

 Qui peut avoir accès au dossier de mon enfant?
 Le personnel de la Police d'Ottawa ayant besoin de cette information dans l'exercice de ses fonctions aura accès à ces renseignements. Des règlements sévères régissent l'accès et la diffusion de tels renseignements. Il existe un portail d'informations policières (PIP) qui est partagé par tous les organismes policiers. Toutefois, le consentement de la personne impliquée, ou de leur parent ou tuteur, est obligatoire pour le partage de toute information au sein des organismes policiers.

Puis-je mettre à jour mon dossier plus d'une fois par année si des changements se produisent? Comment dois-je procéder?
 Vous le pouvez. Toutefois, seuls les renseignements qui pourraient affecter de manière concrète une intervention policière seront nécessaires. Par exemple, un changement d'adresse, d'école ou de numéro à composer en cas d'urgence. Vous n'avez pas à signaler un changement de coupe ou de couleur de cheveux, par exemple, puisque les policiers sont familiers avec ce type de changement et sont plus enclins à se préoccuper de la taille, du poids et de la couleur des yeux. Vous pouvez nous aviser des changements à apporter en visitant le www.ottawapolice.ca/autismregistry.

Serai-je avisé lorsque viendra l'heure du renouvellement annuel?
Les renouvellements relèvent de la responsabilité exclusive du parent ou tuteur. Il vous est conseillé de renouveler l'inscription au cours du mois de l'anniversaire de l'inscrit.

Une fois que mon enfant ou adulte à charge est inscrit, et si un incident a lieu, dois-je faire quelque chose de particulier pour aviser la police?
Il est préférable que vous avisiez les policiers du fait que la personne est déjà inscrite. Ainsi, l'information sera diffusée sur-le-champ aux véhicules sans devoir déranger les parents au coeur d'une situation déjà tendue.

Quelle aide ce registre peut-il apporter si mon enfant ou adulte à charge devait être porté disparu?
Si la personne est portée disparue et ce fait est signalé par le parent ou tuteur, des renseignements comme son signalement, les endroits qui l'attirent, ainsi que sur ses déclencheurs, ses stimulants, et les techniques de désescalade seront communiqués à tous les agents du secteur pour aider à retrouver la personne manquant à l'appel.

Si la disparition de l'individu n'a pas été signalée et qu'il n'est pas en mesure de faire part de son nom à un agent, une vérification par informatique du quartier, jumelée à son signalement, peut nous aider à déterminer plus rapidement son identité. Ces données nous donneront alors accès aux coordonnées nous permettant de rejoindre ses parents ou tuteurs.

Quelles sont les garanties nous assurant, son inscription faite, qu'une interaction éventuelle entre notre enfant ou adulte à charge et la police sera de nature positive?
Ce registre ne peut offrir de garantie d'un dénouement positif. Le registre apporte aux agents de patrouille la capacité de disposer plus rapidement de l'information nécessaire pour mettre en branle leurs recherches. De plus, si un agent rencontre un enfant «errant» qui n'est pas capable de communiquer, l'agent, s'il reconnaît ses symptômes, peut interroger la base de données au sujet de personnes inscrites au registre et habitant le secteur.

Ce qu'il importe de souligner est que la simple inscription au registre ne saurait affecter la nature de chacune des interventions policières mettant en jeu une personne atteinte de TSA. Les policiers agiront en vertu des procédures normales selon les circonstances. Une personne atteinte de TSA peut quand même se retrouver en état d'arrestation. Dans ce cas, son inscription aidera les policiers à entrer en contact avec les bonnes personnes.